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「仲間集め（チームづくり）」
編集部：ＩＳＯの取り組みについて、チーム編成の方法などお聞かせ下さい。
SANADA：ＩＳＯについて少し理解ができてきたところです。ですから、これから具体的にどうすれば良いかの検討に入りました。
「どう考えても一人では無理だ！」と思い、社長に伝えたところ、「ではやる気のある社員を公募しましょう。」となり、トップダウンで私の他3名の社員が集まりました。グループ名は「ＩＳＯ推進プロジェクトチーム」、男性3名と女性1名です。
そのメンバーですが、私は入社以来７年間、人事労務を専門とするコンサルティングの業務をしてきましたが他のメンバーもまだ入社２、３年目で、ＩＳＯなどまったくわからない「シロウト」です。
４人が集まり、「ＩＳＯはなに？」「ＩＳＯを認証取得するとどうなるの？」「ＩＳＯはどうすれば認証取得できるの？」などまたもや振り出しに戻りました。そして、各人で再度ＩＳＯの要求事項について議論することに･･･。しかし同じ規格を読んでいるにもかかわらず、４人とも少しずつ理解がちがうのです。
何度も何度もすり合わせをしました。時には意見が分かれ、議論が停滞することもしばしばありました。また、具体的に何をどうするかについても意見がわかれました。やはり約１年ほどかかるプロジェクトでありますので、最初の計画は重要だという考えは同じでしたので、なおさら議論が白熱しましたね。そして、その議論を繰り返し議論がまとまっていくうちに、チームワークができてきたような気がします。
当社は、個人で処理をする仕事が中心で、今まで１つのテーマについてとことん議論をするような機会がありませんでしたが、お互いに意見を言い合い、議論していく中で、自然と考えが１つにまとまりました。「ＩＳＯの効果は、こんなこともあるんだな。」ということを強く感じました。そして、いよいよ具体的に何をどうするかを検討することになりなりました。
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「わが社のプロジェクトX」
編集部：実際の仕事の進め方は、かなりハードだったのでは？
SANADA：まず第１作業として、「環境とはなにか？」がわからなければ前進しませんので調べました。ＩＳＯ１４００１（以下「ＩＳＯ」）での環境とは、企業が事業活動を行う（製造、サービスを提供）中で、環境にどのような影響を与えているかを取り上げています。
たとえば、紙や電気などは必ず使用していると思います。また、ゴミについても人が働いていると当然発生します。製造業などは、あらゆる機材・溶剤を使用することによって騒音、汚染などさまざまな影響を与えているのでは無いでしょうか？そうしたものを「環境負荷」ととらえ、法的に守るべきことと照らし合わせることにより特に影響を与えているものを「著しい環境負荷」ととらえます。
私たちも、会社で様々なサービスを提供させていただいていますが、いったいどのような影響を与えているかを確認するため、調査をおこないました（職務調査）。その結果、紙・ゴミ・電気が「著しい環境負荷」ととらえました。つぎに、当社は全国主要都市に１３本支店あります。ＩＳＯは、各都道府県などその地域にある各条例も守るように指示しています。そこで、インターネット、また実際に各都道府県に出向き、さまざまな条例や規制を入手し、私たちに事業活動が各法令に反していないか確認しました。
従業員は、社員、パート、派遣社員を含め全国で約４００名います。ＩＳＯは、その事業活動に参加するものすべてを対象にしていますので、私たちは「ＩＳＯとはなにか？」を知ってもらうために各事務所において研修会を行いました。こうした作業を約２か月間行いました。
それと同時並行で認証機関をどこにするか、どこまで認証するかの検討にも入りました。
ＩＳＯは、認定された機関（日本には、約５２種類）から任意に選択し申請することができます。また、認証取得にかかる費用もさまざまです。私たちは、その中から吟味し、「財団法人日本規格協会」にしました。それとＩＳＯは、個別に認証が可能ですので、本社だけにするか、何支店か同時にするか、また、全社一括認証するか検討し、コスト等から全社一括で認証取得することにしました。こうして、私達は第１ステップを踏み出しました。
つぎに第２ステップとして、いよいよマニュアルの作成にとりかかりました。当社の「環境負荷」に対してこれからどのように取り組むべきかを考えます。そして、会社全体の目標を
①電気使用量を3年間で平均５％削減
②紙の使用量を3年間で平均５％削減
③適正なゴミの分別 |
に定めました。
これら３つの目標は、当社ではかなり環境に影響を与えているもので、しかも取り組むことによりかなりの効果が得られると考えたからです。私たちのサービスは、コンサルティングになりますが、莫大な量の紙を使用しています。それと、大半の作業をパソコンなどの使用していますので、電気使用量もかなり多いのです。また、本社や東京支店などは、パート社員などかなり在籍していますので、一人一人がゴミの分別を意識することでかなり影響が違ってくると考えたからです。この３つの取り組みについてマニュアルを作成することになりました。
ＩＳＯは、システムについてかなり厳しくなっています。５Ｗ１Ｈのように、決められた目標に対してルールが文書化されてあり、組織として実行されているかを必要とします。また、様々な法令や条例を守らなければなりません。「職務調査」から各都道府県に赴き、調査した条例などをふまえながら目標を決めるときの基準やその方法、記録の保存の仕方まであらゆるルールを文書化しました。この作業は、かなりきついです。
そして、１０月になりついに完成することができました。そのマニュアルの運用をスタートしたのです。しかし、最初はなかなかうまくはできませんでした。やはり、日常からＩＳＯについて作業をしている私たちと現場の従業員との温度差はかなりあり、マニュアルそのものを理解することがむずかしかったようです。実際の運用に使用する手引きやフォーマットも、なかなかうまく使用してもらえなかったです。
たとえばゴミの分別ですが、燃えるゴミ、燃えないゴミなどの分別で、「あめの袋は？ガムの包み紙は？」など、少しずつ材質の違うものについての分別の質問が殺到しました。たしかにどのゴミをどこに分別するかはルール化していますので重要なのですが、あまりの質問攻めに「もう適当にして！」という気持ちになりましたが、ＩＳＯはそうではなないのです。本当の意味でのＩＳＯは、システムとしてＰＤＣＡサイクルを実践することなのです。
ＩＳＯを伝えることがこんなに難しいと思いませんでした。しかし、時間との戦いでもありましたので、私たちはマニュアルづくりを先にすすめました。
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緊張の予備審査
マニュアルも手直しして、いよいよ予備審査の１０月２１日（始まって以来４ヶ月目）を迎えました。スケジュールは、２１日・２２日の午前中、大阪本社のみです。審査員は１名。当日、私達チームも審査にどのように対応して良いのかわかりませんでしたが、審査にのぞむと、様々な点を指摘されました。
この数ヶ月間、あらゆる参考書を元にマニュアルを完成させましたが、実際、審査で当社の管理職、環境管理責任者がその意味について審査員から質問されると、全くと言っていいほど理解できていませんでした。環境管理責任者が細かな事まで理解されている企業は少ないと言います。でも、せめて「管理職の人は、マニュアルを理解しているだろう」と思ったのが甘かったです。日常業務に忙しい毎日、マニュアルなど理解している暇は、なかったようです。「なんで？」と思いました。また、マニュアル自体もかなり指摘されました。誤字・脱字がかなり発見されたのです。まるで重箱の隅をつつくように…。
マニュアルは審査事前に提出するのですが、それまでにチーム４人で何度も見直しました。「もう～いやだ～」「病にかかりそうや！」といいながら、何度も見直したのに。しかし、実際はかなりあったのです。
それと、本来、予備審査までにマニュアルの運用をしておかなかければなりません。しかし、そんな時間はありませんでした。当社の階層別社員研修では、漸くＩＳＯを説明できた程度で、しかも、管理職は毎日忙しいので、それどころではなかったのです。やはり、指摘されました。そして、「次回の第一回本審査までには必ずマニュアルどおり運用し、ＰＤＣＡサイクルを一回はするように」と約束させられました。「そんなに間に合うはずない」「マニュアルもまともにできてないのに」と言うチームの意見とは裏腹に、審査員は帰っていってしまったのです。昼食もコーヒーもしっかりいただいて。
あーあ、この先どうなるんやろう？…。
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