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ビジネストップ＞社内のモラル向上委員会＞　第４回『ビジネスマナー　（３）電話応対・受け方編』

第４回『ビジネスマナー　（３）電話応対・受け方編』

電話は会話をする場合において、最も早い連絡手段のひとつです。

但し、電話は無料ではありません。料金の他に自分の時間と相手の時間も費やしますので、電話を掛ける場合には「丁寧」「正確」そして「簡潔」を心掛ける必要があります。
また電話では、話している相手が見えないため、時としてだらしない態度で応対してしまうことがありますが、不思議とその様な時の態度が相手に伝わってしまいます。

今回は、毎日仕事で使っている電話応対の受け方について考えてみます。

原則としてコールしたらスグに出ます。

万一、３回以内のコールで電話を受けられなかった場合には、
　「（大変）お待たせいたしました。」のひと言を添えて出ます。

電話は明るい声で受けます。

応対は丁寧にします。

電話を取り次ぐ場合には、必ず保留ボタンを押して対応します。

また、電話を取り次ぐ場合には、相手をお待たせしないようにスピーディに行動します。

電話を受ける時には、ペンとメモを用意していつでも用件を聞き取れるようにします。

電話を受ける時は正しい姿勢で受けます。

「（お電話ありがとう御座います）○○○会社（○○課）の○○でございます。」

「いつも（大変）お世話になっております。」

「少々お待ち下さい。」

「（大変）お待たせしました。」

「かしこまりました。」

「（確かに）うけたまわりました。」

「ただ今席を外しておりますが、いかがいたしましょうか。」

「よろしければご用件をうけたまわります。」

「ただ今担当者（担当部署）におつなぎいたします。」

「お手数をおかけいたします。」

「お忙しいところありがとうございました。」

「失礼いたします。」

● 接客中の人に電話が入ってきた場合
	「･･･申し訳ございません。○○はただ今接客中でございますがいかがいたしましょうか。」
● 間違い電話を取った場合
	「失礼ですがおかけいただいた電話番号をご確認いただけますでしょうか。　こちらは○○会社で電話番号は○○-○○○○-○○○○でございます。」
● 相手の声が聞き取りにくい場合
	「･･･申し訳ございません。お電話が少し遠いようですが。　（申し訳ございませんん。もう一度お願いできますでしょうか）。」
● 話をしている最中電話が切れてしまった場合
	「･･･電話が切れてしまいまして申し訳ございません。」
● タバコ・トイレ等で担当者が席を外している場合
	「･･･申し訳ございません。あいにく○○は席を外しておりますが、いかがいたしましょうか。」

以上のように電話の受け方についても
注意すべき事がたくさんあります。
次回は、電話のかけ方について特集いたします。

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